Si estás leyendo este artículo es muy probable que estes pensando en incorporar un sistema de gestión a la administración de tu empresa o que ya lo hayas hecho y no estés completamente satisfecho con los resultados del mismo. Sea cual sea tu experiencia con softwares de administración, aquí vamos a darte una guía para que no des un paso en falso a la hora de incorporar tecnología a tu organización.
Primero, avancemos con una definición para ampliar el vocabulario de quienes recién están empezando en esta búsqueda. Lo que conocemos en el mercado como software o sistema de gestión tiene un nombre y sus propias siglas: lo que estas buscando es un software ERP (Enterprise Resource Planning), en español: un sistema de planificación de recursos empresariales. Una herramienta imprescindible si lo que buscas es optimizar tu negocio al máximo.
Seguramente estés atravesando o ya hayas atravesado un proceso en el que las herramientas gratuitas como Excel se tornan insuficientes y esta situación repercute en tus operaciones y procesos que poco a poco van perdiendo eficiencia, algo que a ti te genera incertidumbre de cara al futuro. Ahora bien, no todo es tan complicado, si en este momento clave de tu organización te tomas el tiempo de analizar todas tus opciones con cuidado. Aquí te dejamos 8 aspectos que debes considerar para que así sea.
1. Contacto
Ten en cuenta que no estas comprando un bien de consumo; estás comenzando un proceso de decisión que puede tomar varios meses, por eso analiza bien tus opciones y entabla un diálogo fluido con los departamentos de ventas de las distintas empresas de software que estes evaluando. Considera que esta herramienta debe gestionar tus procesos de compras, ventas, producción, stock y demás flujos de información y que serán tu y quienes trabajen en la empresa quienes deberán estar conformes.
No debes tener miedo de preguntar todas tus dudas, esto te ayudará también a conocer las limitaciones y la seriedad de las personas que te atienden. No deberías tener ningún problema en este punto, seguramente desde las mismas empresas te den acceso a demostraciones y hasta te ofrezcan funcionalidades a la medida de tu proyecto… y si no es así ¡descártalos!
2. Conoce los segmentos de la herramienta
Algo que debes analizar muy bien a la hora de incorporar un sistema ERP son los segmentos en los que este software ya se encuentra funcionando. Existen soluciones especializadas en distintos sectores: concesionarias de automóviles, agroempresas, fintech, gastronomía, real estate, etc.
Una buena estrategia es preguntarles a colegas de tu rubro que sistema están usando y su nivel de satisfacción con el mismo.
3. Escalabilidad
Aunque no lo parezca, esto es algo fundamental. Es posible que te encuentres en una etapa de crecimiento en la que hoy necesites una herramienta de gestión y que dentro de dos o tres años, la misma se vuelva insuficiente. ¿No quieres que te vuelva a pasar lo mismo que te ocurre hoy con tus millones de libros de Excel, no? Bueno, pues busca escalabilidad: la herramienta que contrates debe ser capaz de crecer junto a tu empresa y de aportarte nuevas soluciones y actualizaciones desde el área de desarrollo. Es el software quien debe adaptarse a tu administración y el que debe evolucionar según tus requerimientos; no al revés.
4. Soporte técnico
En este punto si que no debes negociar, aquí no debe haber lugar a dudas. ¿De qué te sirve un sistema que puede estar semanas sin funcionar? Si, eso dije, semanas: esos son los tiempos de resolución de inconvenientes de algunas empresas de software.
Esta parte del proyecto es tan importante como el desarrollo y la implementación, personalmente me atrevo a decir que hasta puede tener más relevancia aún. Te aconsejo que valores especialmente la posibilidad de hablar directamente con especialistas, que busques empresas serias en las que quien atienda tu reclamo sea alguien con experticia en el área, que preguntes los tiempos promedio de resolución de inconvenientes y que en este punto busques un producto en el que no haya ningún tipo de burocracia: tus inconvenientes tienen que estar resueltos en el mismo día o antes, considerando que en ocasiones aisladas pueden existir imponderables que demoren esta resolución un poco más.
Imagina que tienes un sistema ERP integrado a tu tienda online y que el modulo de stock deja de funcionar en el Hot Sale. ¿Te asusta de solo pensarlo, no? Pues bien, entonces exige un soporte de primera.
5. Integraciones
Este es otro de los factores clave a la hora de llevar adelante esta decisión. Tu sistema debe estar integrado a otros sistemas, páginas de internet, servicios, etc. A este punto lo definirá en gran parte el segmento al que pertenezca tu empresa.
Si vendes online y haces envíos, tal vez buscarás que el software esté integrado a Mercado Libre y a distintas empresas de correo; si estás en el sector financiero necesitarás integraciones a Mastercard/Fiserv; si estas abriendo tu propia tienda es probable que requieras de una integración a Woocommerce; si desde tu ERP llevas la parte impositiva deberás procurar que el mismo esté integrado al ente recaudador de tu país. Todas las integraciones, presentes y futuras, deben ser informadas de manera transparente por la empresa de software que elijas.
6. Complementos
Esta parte va de la mano con la escalabilidad, con tu segmento empresarial y con las integraciones. Si tienes un ecommerce, es probable que necesites la posibilidad de manejar tu tienda online: clientes, stock, envíos y productos desde tu ERP; si buscas visualización de datos para tomar decisiones, necesitarás que tu software envíe los datos de forma correcta a otra herramienta como Microsoft Power BI, aquí las opciones son infinitas y tu las conoces mejor que nadie.
7. El momento y la escala de tu empresa.
¿Recién estás comenzando? Busca empresas locales con alto grado de personalización y contáctalos; es probable que topes con gente que se adapte a tus necesidades o que incluso tengan la honestidad de decirte que en este punto estás muy bien con tu Excel y que todavía no necesitas mas que eso.
¿Eres una pequeña o mediana empresa? Aquí también busca el servicio personalizado y haz foco sobre todo en la escalabilidad y el soporte.
¿Eres una multinacional? Busca soluciones de altísimo nivel como SAP. Se supone que a esta altura ya tienes el dinero suficiente para contratarlos.
8. La implementación.
Esto es un aviso: las implementaciones siempre llevan tiempo con cualquier solución y tienen una curva de aprendizaje que como empresario o empleado deberás recorrer. Ten paciencia, implementar o migrar un software en tu negocio es un proceso arduo pero que, si das con una empresa que te brinde feedback y que esté dispuesta a capacitarte, dará sus frutos.
Si necesitas mas asesoramiento para implementar un Software ERP o todavía te quedan preguntas, no dudes en contactarnos.
Ing. Ariel Pistarino. Líder comercial M3C Software.
